Ilu barmanów potrzeba na event firmowy? Liczby, które warto znać

Pytanie o liczbę barmanów pada w niemal każdym zapytaniu ofertowym. Odpowiedź „jeden na stu gości” krąży po branży i bywa źródłem rozczarowań, bo pomija trzy rzeczy, które decydują o tym, czy przy barze będzie kolejka.

Punkt wyjścia: 50–70 gości na barmana

Przy serwisie koktajlowym realnym punktem wyjścia jest jeden barman na 50–70 osób. Koktajl to kilka składników, shaker, lód i dekoracja - to trwa. Przy prostszym serwisie, ograniczonym do piwa, wina i dwóch highballi, jeden barman obsłuży spokojnie sto osób.

To jednak dopiero początek kalkulacji, a nie jej koniec.

Czynnik pierwszy: rozkład ruchu w czasie

Impreza, która trwa sześć godzin i ma równomierny ruch, to zupełnie inne zadanie niż bankiet, gdzie po oficjalnym toaście trzysta osób rusza do baru jednocześnie.

Przy imprezach z wyraźnym szczytem obsada musi być liczona pod ten szczyt, a nie pod średnią. Alternatywą jest przygotowanie części napojów wcześniej i wydawanie ich z tacy w pierwszych minutach - to zdejmuje falę z baru i pozwala pracować normalnie przez resztę wieczoru.

Czynnik drugi: długość i złożoność karty

Każda dodatkowa pozycja w karcie to dłuższy czas decyzji gościa i większa szansa, że barman będzie musiał sięgnąć po butelkę, której akurat nie ma pod ręką.

Przy dużych wydarzeniach lepiej sprawdza się karta krótka, ale dobrze zbudowana: cztery pozycje, w tym jedna bezalkoholowa, każda możliwa do przygotowania w serii. Karta dwunastopozycyjna wygląda imponująco i praktycznie gwarantuje kolejkę.

Czynnik trzeci: liczba punktów wydania

Sześciu barmanów przy jednym barze pracuje wolniej niż sześciu barmanów przy trzech barach. Przy jednym stanowisku wchodzą sobie w drogę, dzielą jeden zestaw butelek i jedną kostkarkę.

Rozbicie na kilka mniejszych punktów w różnych częściach sali rozprasza też samą kolejkę. Gość idzie tam, gdzie jest bliżej i krócej, zamiast ustawiać się w jednym miejscu.

Praktyczna checklista do zapytania ofertowego

• Liczba gości i przewidywany procent osób korzystających z baru.
• Godziny serwisu i moment, w którym spodziewasz się szczytu.
• Czy w programie jest toast, przemówienie albo pokaz, który zbierze wszystkich w jednym miejscu.
• Czy poza barem będzie inny serwis napojów (kelnerzy, catering, wino do kolacji).
• Ilu gości nie pije alkoholu - od tego zależy wielkość karty 0%.

Te pięć informacji wystarczy, żeby dostać obsadę policzoną pod konkretne wydarzenie, a nie przepisaną z cennika.