Czego agencja eventowa powinna wymagać od podwykonawcy baru

Agencja eventowa nie kupuje baru. Kupuje pewność, że w dniu wydarzenia nie będzie musiała się nim zajmować. To zupełnie inne zamówienie niż to, które składa klient końcowy - i warto to powiedzieć wprost na etapie zapytania.

1. Oferta w czasie, który pozwala wygrać przetarg

Agencja zwykle składa propozycję klientowi w kilka dni. Podwykonawca, który odpisuje po tygodniu, jest bezużyteczny nawet jeśli robi świetne koktajle.

Realny standard to wstępna wycena w ciągu 24 godzin roboczych, na podstawie liczby gości, terminu i lokalizacji. Doprecyzowanie karty i szczegółów może przyjść później.

2. Jedna osoba, jeden numer

W dniu eventu produkcja nie ma czasu na szukanie, kto odpowiada za bar. Koordynator powinien być znany z imienia i nazwiska od momentu potwierdzenia zlecenia i być tą samą osobą, która stoi na miejscu.

3. Samodzielność podczas montażu

Podwykonawca, który na miejscu pyta o przedłużacz, wózek i miejsce na kartony, generuje pracę zamiast ją zdejmować. Dobry brief techniczny wysłany przez podwykonawcę przed eventem - z zapotrzebowaniem na prąd, wymiarami stanowiska i godziną wjazdu - jest sygnałem, że wie, co robi.

4. Dokumenty w formacie, którego wymaga klient

Duże korporacje mają procedury zakupowe. Jeśli podwykonawca nie potrafi dostarczyć umowy, polisy albo oświadczeń w wymaganej formie, problem ląduje na biurku agencji.

Warto to sprawdzić na starcie, a nie dwa dni przed terminem płatności.

5. Gotowość do pracy bez własnej marki

Część projektów wymaga, żeby na stoisku nie było widać nikogo poza klientem. Podwykonawca powinien umieć pracować w neutralnej odsłonie: bez logo na barze, bez własnych materiałów, w strojach uzgodnionych z agencją.

6. Raport po realizacji

Zużycie produktów, liczba wydanych napojów, uwagi z miejsca. To materiał, który agencja może przekazać klientowi jako część rozliczenia - i który przy kolejnej edycji pozwala lepiej policzyć zapas.

Co warto ustalić przed pierwszą wspólną realizacją

• Termin przesyłania briefu technicznego i osoba po stronie agencji, która go odbiera.
• Zasady kontaktu w dniu eventu - do kogo dzwoni bar, jeśli coś się dzieje.
• Zakres odpowiedzialności za produkty: kto kupuje, kto przechowuje, kto rozlicza.
• Warunki zmiany liczby gości i termin, do którego można ją korygować bez kosztów.
• Sposób oznaczenia zespołu i to, czy marka podwykonawcy może być widoczna.

Ustalenie tych sześciu rzeczy raz sprawia, że każda kolejna realizacja jest już tylko wymianą dat i liczb.